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Las finanzas públicas, privadas y personales se basan en unas reglas básicas de contabilidad y en la parametrización que se les da con las cuentas de ingresos, gastos, costos, entre otras.
En las finanzas, el presupuesto es una herramienta fundamental para conseguir el equilibrio financiero y a su vez generar utilidad y valor a las empresas.
Además, en este componente, se evidenciarán diferentes clases, modelos y ejemplos de cómo desarrollar un buen presupuesto, cómo ejecutarlo y cómo, a partir de ahí, poder emitir análisis básico financiero de lo ejecutado comparado con lo proyectado. Para ello, se utilizará matemática financiera, para que sea posible ver diferentes escenarios y analizar con prospectiva situaciones que generan los gastos, los ingresos y las variables de estos.
El ciclo contable es el periodo de tiempo donde se registran todas las transacciones que ocurren en la organización, ya sea mensual, trimestral o anual; estos son los pasos para mostrar finalmente la información financiera de la organización.
Por lo anterior, se espera que sea de gran importancia e interés para quienes tengan la oportunidad de emprender este tema, el cual incluye formatos, modelos, clases, análisis del ciclo contable, matemáticas financieras, Excel y otras herramientas para elaboración de los presupuestos con ética y responsabilidad.
Para la elaboración de este componente, se abordaron varios autores conocidos en elaboración y estructuración de presupuestos, de quienes se han citado y referenciado conceptos y ejemplos para los fines educativos de esta materia, en el entendido de que el conocimiento es social y, por lo tanto, es para ser usado por quienes necesitan adquirirlo. Se espera que este documento sea útil para todos aquellos, aprendices y lectores en general, que estén interesados en acercarse a asuntos básicos del presupuesto para el manejo de las finanzas personales.
El presupuesto y sus componentes
Un presupuesto es la relación entre los ingresos y los gastos que se generan durante un determinado periodo de tiempo o un proyecto en específico. Se tienen presupuestos familiares muy sencillos, donde, a partir de la información de los ingresos de los padres, se restan los gastos, comenzando por los inaplazables, como vivienda, comida, educación y contingencias, y continuando con los variables, como las salidas recreacionales, los regalos de cumpleaños, o similares. En cambio, hay otros presupuestos más complejos que se realizan para un proyecto empresarial, donde se pueden dividir las cuentas de ingresos (periódicos y extraordinarios), los costos fijos, los variables y los impuestos.
Formatos, modelos y clases
A continuación, se aprecian los aspectos que se recomiendan a la hora de diseñar formatos de presupuesto y se presentan los modelos o clases, de acuerdo con la necesidad, bien sea empresa familiar, o no, y con la meta en específico que se espera. Por lo tanto, no hay una fórmula exacta para elaborarlos, en cambio, sí existe una serie de elementos a considerar, dependiendo de la naturaleza y objetivo de cada interesado. También, se debe tener en cuenta que un presupuesto es aplicable en cualquier ámbito, sin embargo, es necesario adaptarlo, de manera sencilla y entendible.
Dado que el presupuesto es un plan bien detallado, donde se desglosa lo que se gasta y lo que se gana durante cierto lapso de tiempo (mensual, semestral, anual), también permite generar análisis sobre las oportunidades y errores para su retroalimentación y así no incurrir nuevamente en estos últimos.
Para diseñar un formato de presupuesto, es importante tener la siguiente información:
Fuentes del ingreso.
Total de dinero que se tiene disponible.
Lista de productos o servicios con sus precios o costos.
Estados de cuenta y recibos de gastos fijos, como la luz, el arriendo, la papelería, entre otros.
Lista de los gastos y el monto calculado.
Si el presupuesto es interno, es importante tener muy claro que se deben incluir las categorías de ingresos y gastos, ya que estas serán las columnas centrales. El formato variará de acuerdo con las necesidades de la organización y la meta específica. Ahora bien, teniendo en cuenta estos datos para la elaboración del formato de presupuesto, es posible empezar a diseñarlo.
Áreas de trabajo
En las organizaciones, existen varios tipos de presupuesto y el objetivo son los planes financieros para un determinado tiempo. El presupuesto debe adaptarse a los departamentos (áreas de trabajo) donde se organizan los recursos financieros disponibles, cuando se trata de registrar información de forma ordenada y discriminada.
Clases de presupuestos
A continuación, se presentan las ocho (8) clases de presupuesto más utilizadas en Colombia:
- Presupuesto maestro
Como su nombre lo indica, es el más importante para las organizaciones. Este recoge datos y análisis de los ingresos y los gastos, de acuerdo con la proyección realizada para un periodo de tiempo. Combina factores como ventas, gastos operacionales, activos o fuentes de ingresos. El objetivo principal es mantener el equilibrio entre los distintos departamentos de la organización.
- Presupuesto operacional
Contempla todas las actividades relacionadas con la operación de la organización, como producción, ventas y administración. Además, evidencia la importancia de contar con la información ordenada y actualizada de cada departamento y su presupuesto, de manera individual; esto le permitirá a la organización tomar las medidas necesarias para cumplir con sus objetivos.
- Presupuesto de flujo de caja
Aquí se suele proyectar cómo el efectivo entra (ingresa) y sale del negocio dentro de un periodo (tiempo) específico, pues puede contribuir a la hora de decidir si se están administrando los fondos de forma correcta. Una empresa crece cuando gana más de lo que gasta.
- Presupuesto de tesorería
Este presupuesto controla, monitorea y prevé todas las actividades relacionadas con el dinero en efectivo, en bancos y en valores financieros que tiene la empresa. Este modelo tiene como objetivo identificar los flujos de entrada y salida del dinero en efectivo, como también el de analizar y reconocer los desequilibrios y preparar a la organización para posibles dificultades, definiendo acciones para corregir los déficits. El presupuesto de cobro y gasto son claves para el de tesorería.
- Presupuesto de ventas
Este presupuesto define las proyecciones económicas que tiene una empresa dentro del mercado para aumentar el patrimonio, las cuales deben ser realistas para autoajustarse a las demandas actuales del mercado. Los datos necesarios para elaborar este presupuesto están formados por datos históricos de ventas y las previstas de la organización.
- Presupuesto de producción
En este se estima cuánto debe producirse, relacionando lo que se ha definido en el presupuesto de ventas, ya que los datos históricos e ingresos reflejan un promedio de cuánto se va a producir para generar a la empresa una utilidad y un crecimiento económico.
- Presupuesto de compras
Aquí encontramos las estimaciones de las compras de materia prima y de servicios para poner en proceso la producción. Debe estar siempre actualizado para garantizar el abastecimiento de los productos y así poder entregar a tiempo los pedidos.
- Presupuesto de marketing
Es importante para toda empresa tener su departamento de marketing, el cual es necesario para saber promocionar y conquistar nuevos clientes. Con este presupuesto, las organizaciones reservan una cantidad de dinero para crear nuevas estrategias de comunicación y exposición de la marca.
Análisis del ciclo contable y el presupuesto
El ciclo contable para las empresas no es más que un proceso contable durante el cual se registran y procesan las operaciones de las empresas durante el ejercicio económico. El área de contabilidad es vital para las empresas, ya que brinda información sumamente importante y precisa para la toma de decisiones. Este proceso es llamado ciclo contable, y en él se recogen todas las operaciones de la organización a lo largo del año, para entregar información a través de los estados financieros.
Ciclo contable
Cierre
Cierre del ciclo, estados financieros.
Apertura
Estado actual de la empresa, capital, activos y pasivos.
Desarrollo
Registro cronológico, libro diario y libro mayor y balance.
En la siguiente figura, se presentan las fases de un ciclo contable:
Ciclo contable
Nota. Tomada de Sánchez (2020)
Al analizar las fases en que se ajusta un ciclo contable, se evidencia que es importante estructurar registros contables en cada ejercicio de la actividad de la empresa, para que el ciclo recoja todas las operaciones del negocio a lo largo de un año, donde se identifican las transacciones diarias, el balance de prueba sin ajustar, la hoja de trabajo, los ajustes de entradas del diario, los estados financieros y el cierre de libros.
A continuación, se describen algunos conceptos que facilitarán la implementación de matemáticas financieras en los presupuestos:
Valor futuro
El valor futuro de un valor presente es la cantidad de dinero de la cual se dispone al final del plazo de la operación financiera. El valor futuro es la suma del valor presente y los intereses devengados durante el tiempo en que se efectuó la inversión.
VF = VP * ( 1 + I )^ n
Valor presente
También llamado valor actual, es el valor actual de un flujo de fondos futuros, obtenidos mediante un descuento; es decir, la diferencia entre el costo de capital y el valor presente del flujo de efectivo futuro.
VP = VF * ( 1 + I )^ -n
Ejemplo:
Valor actual o presente de un pasivo
A la empresa DELTA S.A. le efectuaron un préstamo, por lo cual firmó 4 letras de cambio con vencimientos anuales, así:
a) La primera por 4.000 um (unidades monetarias)
b) Las tres restantes por 5.000 um cada una
Teniendo en cuenta que el tipo de interés de descuento convenido es del 7,5%.
¿Cuál sería el valor actual de la deuda?
Solución:
$4.000.000 x ( 1.075 )^-1 = 3,720,930,33
Ética y responsabilidad
La ética profesional es un pilar fundamental para cualquier persona dentro del entorno laboral, significa comprender su relación con la parte financiera de la organización. Por ello, la transparencia, la buena fe, la honestidad y la responsabilidad son vistas en conjunto con la ética. A la hora de realizar la construcción y seguimiento de los presupuestos, es importante contar con el conocimiento técnico, pero es primordial integrar el componente humano (ética y responsabilidad), para garantizar procesos eficientes y exitosos para la vida personal y profesional. La persona encargada del presupuesto cumple un papel fundamental en la organización, como es brindar la información financiera a los propietarios, inversionistas, proveedores; los cuales depositan toda su confianza en ella.
Trabajo con ética
Mencionado lo anterior, el profesional encargado de la elaboración y gestión de presupuestos debe actuar con responsabilidad social en la toma de decisiones, al no primar el interés particular o individual sobre el general; esto debido a que cualquier tipo de decisión no solo impactará la situación financiera de un negocio, empresa u organización, sino también la credibilidad y buen nombre de estos. Es así que, para evitar estos riesgos, las entidades públicas y privadas cuentan con áreas encargadas de auditar, controlar y hacer seguimiento de este tipo de actuaciones, como: control interno, gestión de calidad, auditoría interna, etc. Y a nivel externo, las empresas también pueden ser vigiladas, auditadas y sancionadas por entidades como: Contraloría General de Nación, Procuraduría General de Nación, DIAN, etc.
